Reuniões como um recurso para aumentar a produtividade

É preciso compreender como tirar proveito de reuniões.

Depois que passamos a tornar a administração das empresas mais horizontal e com decisões mais colaborativas e democráticas, as reuniões passaram a ter importância maior, porque necessitam ser realizadas entre um maior número de pessoas, e com maior expressão de opiniões e compartilhamento de conhecimentos.

Mesmo que você tenha um pequeno meio de hospedagem com uma equipe reduzida, o que portanto pode fazer com que os processos decisórios sejam feitos em conversas informais regulares, é importante que seja estebelecido um calendário, tanto para tratar assuntos estratégicos, como para que os profissionais de diferentes possam compreender toda a complexidade do trabalho e atue no sentido de buscar soluções em conjunto.

Mas, para que as reuniões sejam realizadas de maneira produtiva, sem excessos de datas e acabem por se tornar um fardo, na opinião de sua equipe, você deve estudar como você as realiza e tomar uma série de atitudes para melhorar a qualidade e a produtividade delas.

Para nos ajudar a construir esse racioncáio vamos utilizar as dicas de outro dos artigos da série Gestão Orientada para Resultados da Escola de Negócios da Harvard (Harvard Business School), como fizemos na Semana da Competitividade. O artigo chamado Como tirar proveito das reuniões foi escrito pelo jornalista Tom Krattenmaker. 

Calcule quanto valem suas reuniões

Para que você compreenda a importância das reuniões, você pode começar a calcular quanto elas valem. Calcule quanto vale a hora de trabalho de cada um dos membros da sua equipe e multiplique esse valor pelo número de horas em reunião que cada um participa por mês ou por ano.

Não convoque reuniões sem propósito

Os assuntos a serem tratados na reunião podem tratados de outra maneira?

Todas as pessoas convocadas realmente devem participar?

As pessoas tiveram informações susficientes para se preparar para a reunião?

Não deixe espaço para discussões dispersivas

Estabeleça objetivos claros

Discuta e decida; ou

Discuta e monte um plano; ou

Discuta e identifique obstáculos principais.

Gaste tempo para poupar tempo

Estabeleça uma pauta objetiva

Comunique o calendário de reuniões e suas pautas nos diferentes mecanismos disponíveis

Anote as digressões e não permita “falastrões”

Questões que fogem à pauta devem ser anotadas para serem tratadas em outras reuniões

Faça interrupções quando “falastrões” dificultarem a participação de outras pessoas

Convide oradores resistentes para emitir suas opiniões

Estabeleça procedimentos para horários e dias de reuniões

Defina os dias em que pode ou não pode haver reuniões

Defina os melhores horários para reuniões

Tom Krattenmaker é redator freelance e diretor de noticiário e informações do Swarthmore College, próximo a Filadélfia.